La concessione in uso di veicoli aziendali ai collaboratori dell’impresa (intesi in senso ampio, come dipendenti e/o collaboratori) è fenomeno assolutamente diffuso nella pratica quotidiana e, per conseguenza, deve essere attentamente gestito per le numerose ricadute contabili e fiscali che può determinare.
Al fine di comprendere una distinzione basilare, appare indispensabile chiarire che l’uso del veicolo può
essere:
per uso esclusivamente aziendale. Si verifica qualora l’utilizzo del veicolo sia esclusivamente
finalizzato al compimento di missioni aziendali, senza poter essere utilizzato per finalità private (anche
minimali) del soggetto. Pertanto, il veicolo dovrà essere lasciato in azienda al termine della giornata
lavorativa e non potrà essere utilizzato, ad esempio, per recarsi al domicilio dell’utilizzatore. Mancando
qualsiasi utilità privata, non si produce alcun benefit;
per uso promiscuo aziendale e privato. Si concede l’uso del mezzo non solo per le finalità aziendali,
bensì anche per quelle private. Ne consegue, ad esempio, che l’utilizzatore potrà servirsi del mezzo
non solo per il tragitto casa – lavoro, bensì anche per la gita domenicale e per le vacanze estive. Esiste
una parziale utilità privata, determinata in misura convenzionale secondo le tariffe Aci;
per uso esclusivamente privato. Il veicolo rappresenta un vero benefit, nel senso che non serve per lo
svolgimento dell’attività lavorativa e, per conseguenza, sostituisce in toto una parte della retribuzione.
Il valore di tale attribuzione è determinato sulla base del valore normale.
Auto per utilizzo esclusivamente aziendale
Non ci si deve soffermare in modo particolare su tale casistica, in quanto va gestita con le usuali regole
tributarie.
In definitiva:
il costo di acquisto rileva nella misura massima consentita dalla norma, quindi 18.076 euro;
il costo di acquisto e di impiego si deduce nella misura indicata dall’articolo 164, Tuir (normalmente
20%);
l’Iva risulta detraibile nella misura del 40%.
I costi andranno contabilmente imputati secondo la loro natura, pertanto (ad esempio):
i carburanti tra i costi di acquisto (voce B6);
le manutenzioni e le assicurazioni tra le spese per servizi (voce B7).
Appare opportuno che, al fine di prevenire contestazioni in merito ad eventuali violazioni al codice della
strada, sia tenuto un registro sul quale annotare i dati del soggetto che utilizza il mezzo in un determinato
giorno, affinché il medesimo si renda custode dello stesso e si assuma la responsabilità di eventuali
infrazioni.
Auto per uso promiscuo aziendale e privato
La casistica è quella che consente il maggiore vantaggio fiscale e, per conseguenza, richiede di alcune
cautele che sarà bene rispettare:
l’uso aziendale del veicolo dovrà essere compatibile con le mansioni del dipendente;
l’assegnazione dovrà risultare dal contratto di lavoro, piuttosto che da apposita documentazione che
dovrà essere conservata sia in azienda che assieme ai documenti del veicolo, al fine di giustificare che il
conducente sia soggetto differente rispetto al proprietario risultante dal libretto di circolazione;
l’assegnazione dovrà coprire la maggior parte del periodo di imposta. Nel caso di acquisto del veicolo
in corso d’anno, la verifica è operata sul periodo di detenzione. Analogo beneficio si ottiene qualora il
medesimo veicolo sia concesso in uso promiscuo a diversi dipendenti nel corso del periodo di imposta,
come potrebbe accadere nel caso di licenziamento.
A seguire, si riporta un fac simile di lettera di assegnazione che – in duplice copia – dovrà accompagnare la
concessione del veicolo.
Non risulta necessaria alcuna annotazione sul libretto dell’auto.
INTESTAZIONE AZIENDA
INTESTAZIONE DIPENDENTE
OGGETTO: assegnazione autovettura aziendale in uso promiscuo
Con la presente confermiamo che, come da accordi intercorsi e ad integrazione del contratto di lavoro
già in corso, Le viene assegnata in uso promiscuo l’autovettura di proprietà dell’azienda modello ……
targa …….
L’uso del veicolo, pertanto, sarà effettuato sia per l’espletamento delle mansioni aziendali che per esigenze proprie dell’assegnatario.
La concessione dell’auto ad uso promiscuo ha effetto dalla data odierna e varrà per tutta la durata del
rapporto di lavoro, salvo insindacabile revoca della scrivente.
Nell’utilizzo della suddetta autovettura:
è considerato custode della medesima e, come tale, deve seguire tutte le regole che il codice civile
prevede;
le è fatto divieto di concedere l’utilizzo del veicolo a terzi soggetti, anche se familiari;
le è fatto divieto di modificare o manomettere qualsiasi apparecchiatura o dotazione del veicolo,
salva autorizzazione scritta;
le è fatto obbligo di sottoporre il veicolo ad ogni prescritta manutenzione e/o riparazione prevista
dal manuale di uso e istruzioni;
le verranno rimborsate le spese di impiego, se debitamente documentate secondo la normativa
vigente;
le saranno addebitate le multe per infrazioni al Codice della strada, se imputabili al conducente,
qualora notificate alla scrivente società.
Ai fini fiscali e previdenziali, il beneficio per la concessione dell’auto ad uso promiscuo viene calcolata
assoggettando forfettariamente a Inps e a Irpef il 30% del costo a tariffa Aci, per una percorrenza
annua convenzionale di 15.000 Km.
Eventuali somme da lei corrisposte saranno decurtate dal valore di cui sopra.
La sottoscrizione della presente, da parte sua, rappresenta accettazione e conferma di quanto sopra
esposto.
Data …. / ….. / …….
Firma del Legale Rappresentante
Firma del dipendente per accettazione
L’attuale normativa fiscale permette di considerare il valore del benefit in misura forfettaria, facendolo pari
al 30% del valore Tariffa Aci corrispondente alla percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri (a
prescindere dall’effettiva percorrenza) relativo alla specifica vettura, ovvero – in mancanza – a quella più
similare e con pari caratteristiche.
Nel caso in cui l’assegnazione avvenga in corso d’anno, tale valore va proporzionato al minor periodo di
utilizzo. In tale casistica:
il costo di acquisto rileva (ai fini degli ammortamenti) nella misura effettiva sostenuta, senza alcun
tetto massimo;
il costo di acquisto e di impiego si deduce nella misura del 70%;
l’Iva risulta detraibile nella misura del 40%. Nel solo caso in cui, per accordo tra azienda e dipendente, il
valore del beneficio non sia considerato come una componente della busta paga, bensì sia
direttamente pagato dal dipendente a fronte dell’emissione di regolare fattura da parte del
concedente, l’Iva potrà essere integralmente detratta se il riaddebito risulta congruo.
I costi andranno contabilmente imputati secondo la loro natura, pertanto (ad esempio):
i carburanti tra i costi di acquisto (voce B6);
le manutenzioni e le assicurazioni tra le spese per servizi (voce B7).
Ne consegue che, ove i costi del veicolo fossero pari a 12.000 euro, la quota deducibile risulterà pari a 8.400
euro, mentre l’eccedenza dovrà essere fatta oggetto di una variazione in aumento nella dichiarazione dei
redditi.
Il valore del benefit nella busta paga del dipendente risulta esclusivamente figurativo, al fine di essere
assoggettato a ritenuta e contributi, in ciascun periodo di paga; non si determina, in sostanza, alcuna
duplicazione dei costi.
Nel caso in cui il dipendente pagasse di tasca propria l’intero valore del benefit, ovvero una parte di esso,
accade che:
il corrispettivo andrà assoggettato a Iva, con emissione di regolare fattura (si tenga conto che le Tariffe
Aci si intendono Iva compresa e, pertanto, si dovrà operare lo scorporo);
nel caso in cui si scelga di addebitare il costo al dipendente (senza benefit in busta paga) e si scelga un
corrispettivo inferiore a quello della Tariffa Aci, l’eccedenza di Iva andrà assolta con autofattura da
parte dell’azienda;
il benefit del cedolino paga andrà ridotto della quota pagata, fino a essere azzerato nel caso di integrale
rimborso;
il ricavo prodotto dalla società, per effetto del riaddebito, risulta totalmente imponibile. A parziale
calmiere, come già affermato, si rammenta che l’Iva gravante sui costi del veicolo (acquisto e impiego)
diviene integralmente detraibile.
Si rammenta che, in tale situazione, si possono presentare alcune problematiche in relazione ai costi di
impiego non ricompresi nell’elaborazione delle Tariffe Aci e non direttamente connesse a trasferte di
lavoro.
Per esempio, se il dipendente utilizza il Telepass aziendale per le vacanze estive, il costo dei pedaggi
rappresenterebbe un vero e proprio benefit aggiuntivo da considerare come remunerazione figurativa. Per
evitare tali problematiche, viene spesso imposto il divieto di utilizzo del Telepass per viaggi privati.
Diversamente, il costo del deprezzamento del veicolo, piuttosto che quello del carburante, risulta
ricompreso nei costi considerati dall’Aci e, per conseguenza, rientrano nella forfetizzazione proposta dal
lavoratore.
Auto per uso esclusivamente privato
L’ipotesi non appare frequente nella pratica. Tuttavia, va inquadrata nell’ambito di una vera e propria
maggiorazione della retribuzione in natura.
Mancando, tuttavia, un collegamento con le mansioni aziendali, il benefit andrà conteggiato sulla base del
valore normale; si dovrà cioè fare riferimento alla tariffa di noleggio annua di un veicolo simile,
proporzionando il valore all’eventuale minor periodo di utilizzo.
Non mutano le regole di deduzione in capo all’azienda, che patirà il tetto massimo di rilevanza del costo e
la falcidia delle spese di impiego e ammortamento alla misura del 20%.
Auto data in uso al collaboratore/amministratore
Nonostante il reddito prodotto dal collaboratore venga tassato in modo analogo da quello prodotto dal
dipendente, l’Agenzia delle entrate differenzia le regole di gestione dei veicoli assegnati a tali soggetti.
Esistono divergenze, inoltre, anche nelle modalità di assegnazione del mezzo.
Ci concentriamo sul caso del veicolo concesso anche per finalità personali e non solo per uso aziendale, che
appare quello più diffuso nella pratica.
In merito alle modalità di assegnazione, possiamo rammentare che il benefit per l’uso promiscuo del
veicolo rientra nel compenso (sia pure in natura) dell’amministratore; pertanto, vi dovrà essere un’apposita
assemblea nella quale sia previsto il compenso e la sua modalità di erogazione (con l’indicazione del
veicolo concesso). Si ricorda che l’amministrazione finanziaria (con appoggio della Cassazione) ritiene che
l’assenza dell’assemblea che determina il compenso comporti l’indeducibilità dello stesso.
A titolo di precisazione, si ricorda che, nel caso in cui l’unica remunerazione dell’amministratore sia l’uso
promiscuo del veicolo, ogni mese dovrà comunque essere prodotto il cedolino, al fine di regolare le
ritenute fiscali e i contributi versati alla Gestione separata.
Sul versante fiscale, inoltre, la società:
individua gli interi costi riferibili al veicolo;
considera deducibile una quota di tali costi, sino a concorrenza del benefit tassato in capo
all’amministratore;
considera deducibile l’eccedenza con gli usuali limiti dell’articolo 164, Tuir (quindi con il tetto massimo
sul costo di acquisto e con la percentuale del 20%).
Ai fini Iva, le spese di acquisto e gestione del veicolo consentono la detrazione nei limiti del 40%, senza che
possa essere applicato il differente meccanismo esplicitato per il caso dei dipendenti, come confermato
dalla DRE Lombardia in un apposito interpello dell’anno 2014.
A livello contabile, l’imputazione dei costi avviene sempre seguendo la natura del costo.
Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.